¿Fomentamos la actitud y el interés de nuestros colaboradores?

No dejo de sorprenderme del gran número de empresas, no solamente pequeñas, sino también medianas y grandes, que no tienen claramente definida y escrita una clara descripción de puestos y funciones de cada uno de los colaboradores del área económico-financiera, que en muchas ocasiones se conoce sencillamente como Administración.

En mi experiencia profesional me he encontrado con situaciones dispares en relación con este tema, pero en casi todas había una serie de puntos de coincidencia.

Cuando se trata de una empresa o unidad de negocio de nueva creación, lógicamente el primer paso que se nos puede ocurrir es preparar una definición del equipo necesario para sacar adelante el trabajo de una forma adecuada a los requerimientos de la compañía o el proyecto, siguiendo criterios de razonabilidad, proporcionalidad y viabilidad, tratando de evitar excesos o defectos en su configuración.

Pero, la situación más repetida, ha sido encontrarme con una empresa o grupo de empresas donde no existe una descripción escrita de puestos y funciones, que habitualmente tratan de justificar con argumentos del tipo siguiente: “cada cual sabe lo que tiene que hacer”, “las cosas siempre se han hecho así y seguimos aquí”, “nunca ha hecho falta tanta formalidad en esta empresa”.

Por regla general, en esos casos, dependiendo del número de colaboradores que forman el equipo, he entrevistado a todos ellos o a los encargados o responsables de cada departamento, con el propósito de averiguar lo que, desde su punto de vista, hace cada uno de ellos y lo que piensan hace cada uno de los demás. Esta doble visión, como es obvio, la complemento con mi propio análisis y observación del funcionamiento y desempeño de los colaboradores en cada una de las áreas analizadas.

También en estas conversaciones aprovecho para conocer cuáles son sus inquietudes, intereses, preocupaciones y motivaciones, aspectos que junto con sus aptitudes y actitudes me permiten determinar en cuál de los puestos existentes o por crear tiene un mejor encaje cada uno de ellos.

A partir de este momento, ya tengo elementos suficientes para poder preparar las descripciones de puestos, que incluyen de una manera clara, sencilla y práctica, de preferencia en una sola hoja, el objetivo del puesto, las funciones a desempeñar, las responsabilidades a asumir, las tareas a realizar y los informes a presentar, ya que considero todos son elementos imprescindibles para el adecuado desempeño de cada puesto.

Aunque lo pueda parecer, la descripción de puestos y funciones todavía no está lista, hay que explicar no sólo qué hay que hacer, sino también por qué y para qué se hace, consiguiendo que el colaborador se sienta partícipe de la actividad de la empresa, sin que para ello sea necesario compartir datos o informaciones que puedan ser considerados como estratégicos o confidenciales.

Teniendo una idea más completa de cuál es su puesto en la organización de la empresa, cómo repercute su trabajo en otros departamentos, cuál es su aportación al funcionamiento de la compañía, sin duda trabajará más a gusto, con una actitud más positiva, con un mayor interés en lo que hace, llegando incluso a tener en mayor grado la satisfacción del trabajo bien hecho.

Después será necesario un seguimiento de cada puesto, con su correspondiente evaluación de desempeño (siempre adaptada a la realidad particular de cada empresa), un canal de comunicación permanentemente abierto (a través de reuniones periódicas individuales y grupales), una actualización del contenido del puesto y sus funciones (conforme vaya evolucionando el negocio y el entorno), un establecimiento de apoyos temporales entre áreas o departamentos (cubriendo situaciones de enfermedad o vacaciones), una rotación de puestos (potenciando el desarrollo de habilidades complementarias)… una serie de labores que sirvan para mantener y fomentar una actitud positiva ante el puesto, que siempre redundará en beneficios y ventajas tanto para el colaborador como para la empresa.

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